(暇すぎて仕方がない)社会人 1 年生の教科書！

暇、暇、暇、、、。暇すぎて辛い！！！ よしふじです。

配属されてから日々一息つく時間もなく、残業続きの方々には信じがたい話かもしれませんが、やる気いっぱいで入社して配属直後にやることなし。。。暇。。辛い。。。そんな社会人 1 年生もこの世の中にはいます。というより私でした。目を光らせタイミングを伺ってやることないか尋ねても、「資料読んで自習しといて」の一言だったりして。正直、「いや、自習自習って、研修期間からそうだったやーん」て感じなのですが、悲しいかな中小企業の性か体質か、教育マニュアルが整ってないようなところではこういう目に遭います。

まあいつまで経っても仕事があまりない状態に不安を覚えず、「これでお給料もらえるんだったらラッキーじゃーん」と思えるのなら楽なのですが、(そう思うようにすることも大切ですが笑)まじめな人はきっと不安に思うと思います。教育体制があまりしっかりしていない企業だと、新入社員の扱いって配属部署によって様々だし、同期の近況を聴くたびに不安になったり。。。ですが、ほっとかれているということは自由に自分の力を伸ばすチャンスでもあります！これから書くことを実践して、大きい仕事が回ってくるチャンス(はたまた転職)に備えましょう！

１．引継ぎ用のフォーマットを作る
配属されたばかりなのに引継ぎ？と思うかもしれませんが、これが意外に重要です。

新人のときだと色々と雑用をやらなければならない場面があるかと思います。毎日日課的にやるような業務ばかりなら良いのですが、1 ヶ月に 1 度、1 年に一度のことだとやるべきときにやるのを忘れてしまうということも起こりえます。ですので、自分の仕事を一覧表にして一目でやらなければいけないことが分かるように、そして仕事が増えても追記が楽になるようなフォーマットを予め作っておきましょう。これを作っておくと、異動や会社を辞める際の引継ぎもかなり楽になります。

２．用語集を作る
初めて触れる業界や職種だと日々知らない用語が出てきます。用語の意味を知らないと会議で話している内容がちんぷんかんぷん…。自分の手伝える仕事を増やして、社内の人間関係を円滑に進めるためにも仕事で使う用語を覚えておくに越したことはありません。

また、個人的に用語集を作成して勉強している姿勢を見せることで、上司や周りの人も色々と教えてくれるかもしれませんし、「○○ってどういう意味ですか？一度ネットで調べてみたんですけどイマイチわからなくて…」という風に会話のきっかけにすることもできます。

注意しておきたいのが、ビジネスの場ではビジネス用語、業界用語と社内用語が存在すること。特に新社会人のうちはこの３つの区別がつきません。いくらネットで調べても納得いくような説明が現れない用語は社内用語である可能性が高いです。その場合は勇気を出して先輩や上司に意味を聞いてみましょう。会話を始める糸口にもなりますよ。

３．日報をつける
新入社員に日報や週報を付けさせる上司やチューターも多いですね。私は配属後 3 か月ほどチューターの指示で週報を付けていました。「日報なんて意味がない、時間のムダ」と言う人も多いです。確かにその日あった出来事を 1 時間も 2 時間もかけて事細かに振り返るのは時間のムダですがポイントを絞って書き留めておくのは悪いことではありません。

仕事は仕事が自分のもとに来た日に終わるものだけではないはずです。メールの返事を待ったり、材料が揃わないと動けないけど○×日には終わらせなきゃいけない、など日や週を跨いでこなさなければいけない仕事も多いです。“進捗管理”なんてよく言いますが、進捗管理表を作らなければいけないほどの仕事ではない細々とした総務的な仕事の場合、その日に確認したことや次の日にやらなければいけないことをひとつのノートなり Word やExcel の文書なりに日付ごとの出来事として箇条書きにまとめておくのが一番手っ取り早いのではないかと思います。

ここで重要なのが、もしノートに手書きをするとしても日々のメモとは別に日報用のノートを用意すること。その場で書きなぐったメモ書きは大事な情報が複数箇所に散乱することも多いですし、ひとつの場所に必要な情報をまとめておけば要らない書類を捨てられます。私は配属当初はチューターの指示で週報を作成し、必要な情報は手書きでノートにまとめる方式を取っていました。ただ手書きは一時的に頭の中を整理し複雑な内容を理解するためには良いのですが、順番の差し替えや書き留めた細々とした情報の中から後で必要なものを探し出すには向いていないと気づいたため、今では Word に日付ごとの見出しを付けて箇条書きにする方法を取っています。

Excel のオンラインテンプレートにある進捗管理表や週間管理表を使っていた時期もありますが、こまめに入力することが苦手で週ごとにシートを増やすのも面倒だったため続きませんでしたが、Word に入力する形式にしてからは書き込みも見直しも楽になりました。

４．業務マニュアルを作る
ある程度流れのある仕事を任せられるようになったら業務マニュアルを作ってみましょう。あまりに暇だと仕事を辞めることも頭をよぎっているはずですから、次の新人さんに引き継ぐことをイメージしてマニュアルを作るのです。今では当たり前のように使っている社内のシステムや日常業務も、自分が入ったばかりのときには全ていっぺんに理解することは出来なかったはずです。予め引継ぎ書の代わりとなる業務マニュアルを作っておけば引継ぎが楽ですし、いつでも辞められるという保険を作っておくことは心の安定につながります。

また一方では細切れに任される雑用的な仕事は社内の暗黙のルールで成り立っていることが多くマニュアルなどないものですが、その暗黙のルールを理解していることが社内の人間関係を円滑にする上で大切だったりします。マニュアル化して頭の中を整理させておくことで必要なときにすぐ動けるようになり社内の人から必要とされる機会も増えるでしょう。明文化されていないルールこそ記録しておいてまとめることでほかの社員の役に立てる機会が増えます。

５．メールの仕分ルールを設定する
私の職場はとにかくあらゆるグループアドレスが存在し、いくつも登録されるとメールボックスがすぐにパンクしてしまいます。私の仕事はピンチヒッター的な仲介役なのでトラブルがなければ全てのメールに関わることはありませんが、何かしらトラブル・質問があった際には応じる必要があるのですぐにメールを探せるようにしておくことが重要です。

したがって案件ごとにフォルダを作成し、キーワードや差出人・宛先から自動でフォルダに仕分けられる設定にしています。このおかげでメールを見る優先度が簡単に付けられます。
これは職場・職種・上司によるでしょうが、よほどの最先端ベンチャー企業で働いていて「うちは Slack 使ってます！」という人でもない限りメールの送受信や管理から逃れることはできません。自分の職種や状況に合わせて、まだメールの少ない新人のうちからメールフォルダの仕分設定をし、整理に慣れておきましょう。

以上の 5 つを実行する頃には言われるそばから仕事を片付け、後は暇で仕方のない時間、
という状況を抜け出して仕事をある程度自分でコントロールできる状況になっているのではないでしょうか。ここまでやってもまだ暇で仕方がなく、やりがいも見つけられず辛い日々を過ごしているのであれば別の記事にて今後のステップを考えてみましょう